¿Cómo van con el home office? ¿Ya se acostumbraron? ¿No se acomodan? ¿Ya perdieron la brújula? Para estas fechas es justo hacer un corte de caja, para repasar como vamos con el tele-trabajo, que nos tuvimos que adaptar de una manera rápida.
Si en tu caso, vas muy adelantado, ya casi dominas el tema, aprendiste a prueba y error; ¡Felicidades! De hecho, haznos un favor y mándanos un correo para compartirnos cómo le has hecho; Ahora, si somos del grupo que ahí la llevamos, nos hace falta un poco más de tips, herramientas, ideas, ¡Lo que sea! A continuación, te daremos unas recomendaciones que te ayudaran a seguir con esta forma de trabajo, que ha llegado para quedarse.
1.- Comunicación clara y efectiva.
Cuando tienes que gestionar equipos a distancia, la comunicación debe de convertirse en un pilar básico para el equipo, empezando por los líderes, ya que, si no comunican de manera efectiva los objetivos, mensajes o instrucciones, y se da por sentado que todo se entendió, se generan diferentes interpretaciones, dando resultados muy diferentes a los esperados (creo que a varios les ha pasado).
Te recomendamos, en las reuniones o juntas con tu equipo, selecciona a un colaborador encargado de realizar una minuta o que recabe información sobre los acuerdos y responsables de cada actividad que se acordaron en dicha reunión. Posteriormente pide que la comparta a todos los involucrados, si es el caso, lo repliquen también con su gente. Abre una vía de comunicación para aclarar dudas sobre los temas que no quedaron claros a cada persona, 1 a 1. Esto con la finalidad de estar todos alineados con los acuerdos, crear confianza a nuestros colaboradores y, que no se sientan abandonados.
2.-Evalúa el estado emocional de tu equipo.
Ahora más que nunca debes de revisar el estado emocional de tu equipo, ser más empático, ya que, bajo las condiciones que vivimos en este momento (confinamiento), no sabemos como están tomando la situación nuestros colaboradores. Toda persona es diferente, con situaciones diferentes. Pondré un ejemplo: Mamás o Papás que estaban todo el día en la oficina, llegaban a sus casas en la noche para estar con su familia (esposa(o), hijas (os) o perrhijos), pues ahora, están en casa, y todos los miembros de la familia requieren atención, hay actividades que no hacían, como cocinar, hacer tareas domesticas, ser profesores y más. Van a tener muchas ganas de trabajar pero, no van a poder de manera tan continua. Recuerda, igual que tú, llevan un proceso de aprendizaje y adaptación a un sistema de trabajo desconocido. Estar al pendiente de nuestros colaboradores en este momento, es clave, por que no están en la oficina donde puedas verlos o platicar con ellos. Por eso la importancia del punto 1.
3.- Establece objetivos en conjunto e individuales.
Para que no parezcas capataz o sargento o todo un profesor, donde tengas que revisar la tarea al final de la clase. Debes de crear objetivos de manera semanal, en equipo e individuales, esto para fomentar la independencia, responsabilidad y compromiso de cada colaborador.
Establece primero un objetivo en equipo, ese objetivo debe de ser alcanzable, por que si no es alcanzable, como pasa siempre, nadie les dará importancia, y al final te darán el avión, y no llegaran a sus metas. Con está actividad generas integración entre tus compañeros, ya que estarán al pendiente de cada uno, para ayudarlos, si tienen problemas a la hora de la ejecución, por que de esa manera todos querrán llegar a cumplir el objetivo.
Una vez que haya establecido el objetivo del equipo, crea objetivos individuales, esto con la finalidad de volver independiente al colaborador, ya que, tendrá que administrar su tiempo y sus actividades, dependerá de él, si queda mal contigo y con el equipo. Aparte que cada colaborador estará al pendiente de sus compañeros para ayudar si se atora y genera integración con los demás.
Esto te ayudara para que no tengas que dedicar tiempo a revisar la tarea todos los días, a todas horas, y aprovecharlo para otras actividades.
4.- Realiza pausas activas.
Igual que en la oficina (Si no los llevabas acabo, puedes empezar en este momento), se puede replicar estás pausas activas, al tele-trabajo. El objetivo de las pausas activas son: aliviar la fatiga física y mental, recuperando la energía después de estar en tiempos prolongados de trabajo, también ayuda a reducir el estrés laboral y genera integración en el equipo.
En el trabajo a distancia se debe de adaptar, por ejemplo: Cada 2 horas de trabajo, interrumpan y dense 15 minutos, en ese tiempo deja que el equipo decida que hacer; si quieren ir a dormir, leer, platicar, escuchar música, etc. Una vez que acabe este periodo, reanuden el trabajo nuevamente. Establezcan reglas de como llevar a acabo estás dinámicas, y sobre todo, fomentar el compromiso de regresar a trabajar después de este tiempo.
5.- Genera la responsabilidad y compromiso en tu equipo.
He visto que en algunas empresas, el home office se convierte en un “big brother”, todos se conectan a las 9:00 am, y de ahí nadie se puede mover de su lugar, hasta que acaba el horario de trabajo o en algunos casos se extiende, casi como en la escuela, nada más falta que pidamos permiso para ir al baño. Lamentablemente esta forma de trabajar desmotiva e incomoda, a tal grado que puede generar más estrés, que estar en la oficina.
Debemos de darnos la oportunidad de implementar de la mejor manera el home office en nuestro trabajo, ya que, es un sistema que ha llegado para quedarse. Aprovecha esta cuarentena para aprender a manejar este sistema de trabajo junto con tu equipo, ambos están aprendiendo, recuérdalo.
Los objetivos semanales como ya vimos anteriormente te ayudaran a crear esa responsabilidad y compromiso. Si por la naturaleza de tu equipo, no puedes dejarlos tan rápido, realiza pausa activas cómo también revisamos.
Hay una última recomendación que te puede ayudar para la generación de compromisos. Cada semana deja que realicen una presentación referente al trabajo para que lo exponga ante todos; depende del número de tu equipo, puedes dejar la actividad de manera individual o por grupos, tienes que dar un espacio en horas laborables para que se haga la actividad. Esto seguirá fomentando la independencia individual y grupal, para desarrollar responsabilidad y compromiso.
Estas son algunas recomendaciones que te compartimos para que la experiencia en home office sea lo mejor posible, y así, puedas adaptar la herramienta o sistema con la finalidad de motivar al equipo, para que no se sientan olvidados, no pierdan el rumbo y, lleguen todos a cumplir las metas a pesar de la situación que hoy tenemos.
